Door middel van een privacyreglement geven wij duidelijkheid over wat wij met jouw persoonsgegevens doen.

Waarom een privacyreglement?

Privacy bij verzuimpreventie van YourCompanyCare

Wij maken afspraken met opdrachtgevers over verzuimpreventie. De gegevens die we verzamelen gebruiken we om je te begeleiden bij het voorkomen van verzuim en uitval. Op grond van het transparantiebeginsel informeren we je over het verwerken van de gegevens.

Het verwerken van persoonlijke gegevens is gebonden aan wettelijke regelingen. Medische gegevens over je gezondheid zijn bijzondere gegevens. Daarom voldoen wij graag aan de regels die voor de verwerking ervan gelden. Deze gegevens verwerken en bewaren wij extra zorgvuldig. Gegevens verstrekken we alleen als het noodzakelijk is voor jouw verzuimpreventie en begeleiding. Of voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van wettelijke voorschriften. Vanuit de wet is bepaald dat hier geen toestemming van jou voor nodig is. Het verstrekken van jouw gegevens buiten deze context doen wij nooit zonder jouw expliciete toestemming.

Medische gegevens geven we nooit aan de werkgever.

Voorafgaand aan de intake informeren we jou over hoe wij omgaan met jouw gegevens. Je stemt ermee in dat jouw persoonsgegevens en gegevens over je gezondheid worden verwerkt en waar nodig gecommuniceerd met de bedrijfsarts, huisarts en/of verzekeringsarts. We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Privacy niet medisch

Met de informatie in ons privacyreglement willen we je zo goed als mogelijk informeren over wat wij doen met jouw persoonsgegevens.

Privacyreglement Your Company Care (YCC)

Algemeen

Wij vinden een verantwoorde omgang met gegevens van relaties en klanten van groot belang. Dit privacyreglement is de basis voor hoe YCC omgaat met jouw privacy en de verwerking van jouw gegevens. Met dit reglement geven wij duidelijkheid over wat wij met jouw persoonsgegevens doen (en niet doen).

Alle medewerkers van YCC hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Om welke gegevens gaat het?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee je geïdentificeerd bent of geïdentificeerd kan worden. Als we deze gegevens verwerken dan bedoelen we daarmee het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van persoonsgegevens.

Als YCC zijn wij degene die alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In de AVG noemen ze dat de verantwoordelijke. Binnen ons team werken mensen vanuit verschillende invalshoeken met persoonsgegevens. Zo kennen we de bewerker, dat is de degene die, in opdracht van ons persoonsgegevens verwerkt. Ook kennen we de gebruiker dat zijn diegene die als medewerker(s) van YCC of op een andere manier gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken. Als we het hebben over de betrokkene dan bedoelen we jou, dus degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Met Opdrachtgever bedoelen we: jij of rechtspersoon die aan YCC een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

Medewerkers die direct betrokken zijn bij het dienstverleningstraject zijn geautoriseerd de persoonsgegevens te verwerken en hebben dus toegang tot persoonsgegevens. Deze medewerkers hebben ten aanzien van alle gegevens van het dienstverleningstraject een beroepsgeheim.

Als we het over Derden hebben dan bedoelen we ieder ander dan jijzelf, ons, de bewerker of enig persoon, die onder rechtstreeks gezag van ons, de verantwoordelijke, of bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

En tenslotte bedoelen we met Toestemming van jou, de betrokkene: elke vrije, specifiek en op informatie berustende wilsuiting waarmee je aanvaardt dat de persoonsgegevens die jou betreffen worden verwerkt.

Waar het privacyreglement op van toepassing is

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen YCC

Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• Het uitvoeren van onze diensten op het gebied van preventie, verzuim interventie, re-integratie en advisering.
• Voor verzuiminterventie en re-integratie:Onze dienstverlening en die van ons netwerk aan opdrachtgevers. Onze dienstverlening omvat:
  het afnemen van metingen en het voeren van één op ééń gesprekken rondom mentale en fysieke gezondheid en welzijn en het voeren van gesprekken. Daaronder vallen ook rapportage en verantwoording aan jouw werkgever. En de facturering.

En ook om:

• Je een nieuwsbrief te sturen, mits jij je daarvoor zelf hebt aangemeld.
• Resultaten van online testen naar je te verzenden, die je zelf hebt ingevuld.
• Onze training en coaching zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. In het kader hiervan, verwerken wij ook persoonsgegevens voor administratieve verwerking en afhandeling waaronder facturatie, het bijhouden van jouw klantdossier en het versturen van (nazorg) e-mails.

Hoe wij persoonsgegevens verwerken

Jouw persoonsgegevens worden alleen verwerkt als je voor de verwerking toestemming hebt gegeven of indien als dit op grond van de AVG is toegestaan.

We verwerken uw persoonsgegevens alleen op een manier die past bij het doel waarvoor we ze hebben ontvangen. Wij zijn aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement. Ons handelen, met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens, wordt bepaald door dit reglement.

Wij doen wat nodig is om ervoor te zorgen dat jouw gegevens correct en volledig zijn. Wij zorgen er ook voor dat we de nodige voorzieningen hebben, zowel technisch als organisatorische van aard, zodat jouw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Jouw persoonsgegevens worden verstrekt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij de partij bent, of om een wettelijke verplichting na te komen.

Gezondheidsgegevens verwerken we zeer zorgvuldig. De aard van deze gegevens brengt met zich mee dat de verwerking ervan inbreuk kan vormen op jouw persoonlijke levenssfeer. We verwerken deze gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften. Of voor jouw begeleiding bij het voorkomen van verzuim.

Wie heeft er toegang tot mijn persoonsgegevens?

Alleen de medewerkers van YCC hebben toegang tot jouw persoonsgegevens, voor zover dat noodzakelijk is om hun werk te kunnen doen.

Iedereen bij ons die toegang heeft tot de persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht met betrekking tot de gegevens waarvan hij op grond van die toegang, heeft kennisgenomen.

Derden die door YCC zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot de verwerking van jouw persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is om hun werk te doen. Ook zij hebben een geheimhoudingsplicht. Die is vastgelegd in hun contract.

Hoe we jouw persoonsgegevens beveiligen

We gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens: we beveiligen gegevens, papieren documenten worden opgeborgen in kasten die afsluitbaar zijn. En digitale documenten worden beschermd door de toegang af te schermen voor medewerkers voor wie het voor hun werk niet noodzakelijk is dat zij hier inzage in hebben.

Wij hebben een procedure opgesteld voor de beveiliging van jouw persoonsgegevens.

Met wie worden mijn persoonsgegevens gedeeld?

Met inachtneming van de AVG, worden jouw persoonsgegevens, zonder jouw voorafgaande toestemming gedeeld met:

• Medewerkers van YCC die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van jou.
• Bewerkers van persoonsgegevens, dit dat doen in opdracht van ons. Deze bewerkers moeten voldoende waarborgen dat de bescherming van jouw persoonsgegevens plaatsvindt overeenkomstig alle artikelen van dit reglement.
• In bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Het gaat daarbij om dienstverlening met betrekking tot verzuimpreventie activiteiten. Denk daarbij aan het geven van informatie aan gemeenten of UWV in het kader van deze dienstverlening. Voor deze activiteiten is wettelijk vastgelegd dat daarvoor geen toestemming van jou nodig is.Het geven van informatie aan de werkgever mag als het gaat om gegevens die te maken hebben met functiebeperking(en). En doen we niet als het gaat om niet-functie gerelateerde beperkingen of problemen.Voor het uitvoeren van onze dienstverlening moeten we soms gegevens opvragen bij personen of instanties die van belang zijn voor de begeleiding. Daarvoor hebben we een machtiging persoonsgegevens nodig. Deze, door jou ondertekende, machtiging slaan we op in jouw dossier.

Conform de AVG delen wij jouw persoonsgegevens, zonder voorafgaande toestemming van jou, aan:

Medewerkers van YCC die direct betrokken zijn bij jouw actuele dienstverlening en begeleiding.
Verwerkers van jouw persoonsgegevens aan wie wij daarvoor opdracht geven. Dat doen we alleen als deze verwerkers voldoende waarborgen dat jouw persoonsgegevens zijn beschermd zoals vastgelegd in dit privacy reglement.
Bedrijven en/of instellingen die ons opdracht geven om onze diensten, al dan niet preventief, uit te voeren. Dan gaat het alleen om de volgende gegevens: naam, geboortedatum, datum laatste consult, conclusies ten aanzien van het re-integratie traject en/of werkplekbezoeken en procesmatige begeleidingsafspraken.

Inzage

Je hebt recht op inzage in en afschrift van de op jouw persoonsgegevens. Je kunt daarvoor een verzoek indienen. Binnen 4 weken na ontvangst van jouw verzoek ontvang je de door jou gevraagde informatie.

Het recht op inzage geldt alleen voor jou of iemand die je hebt gemachtigd. Jij of je gemachtigde moet zich kunnen legitimeren.

Wij kunnen weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van jou of van de rechten en vrijheden van anderen, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.

Aanvullen, corrigeren of verwijderen van gegevens

Op jouw verzoek worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door jou afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan kun je een schriftelijk verzoek bij ons indienen voor verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van jouw gegevens. Wij passen de gegevens pas aan nadat we hebben overlegd met de werknemer die de gegevens heeft verzameld of zijn opvolger of waarnemer.

Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek laten we schriftelijk weten of, dan wel in hoeverre aan jouw verzoek zal worden voldaan. Als jouw verzoek geweigerd is dan geven we aan waarom dat zo is. We verwijderen geen gegevens indien bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. Wij zorgen ervoor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo snel mogelijk wordt uitgevoerd.

In geval van verwijdering van gegevens nemen we een verklaring op dat de gegevens op jouw verzoek zijn verwijderd.

Recht van verzet

Als gegevens worden verwerkt in verband met totstandbrenging of de instandhouding van een directe relatie tussen ons of een derde en jou, met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet jij hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven. Je kunt hiertegen bij ons altijd verzet aantekenen.

Wij zullen, in het geval van verzet, maatregelen treffen om deze vorm van verwerking meteen stop te zetten.

Bewaartermijn

Jouw gegevens worden langer niet bewaard in een vorm die het mogelijk maakt jou te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld of vervolgens worden verwerkt.

Tenzij anders bepaald eindigt de bewaartermijn van jouw persoonsgegevens maximaal vijf jaar na het laatste contact met jou. Voor gegevens die vallen onder de fiscale bewaarplicht geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Indien de bewaartermijn is verstreken worden jouw persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd.

Voor gegevens die vallen onder de Wet op de Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO) geldt een bewaartermijn van vijftien jaar. Indien de bewaartermijn is verstreken worden de betreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd.

Heb je een klacht?

Mocht jij van mening zijn dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of heb je andere redenen heeft tot klagen, neem dan contact met ons op.

Wij nemen jouw klacht dan in behandeling, conform ons klachtenreglement.

Ingangsdatum

Dit privacyreglement is ingegaan op 7 juni 2022.